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¿Cómo numerar facturas? Evita problemas con estos consejos

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Numerar facturas es una actividad del negocio que facilita la gestión de las cuentas diarias, especialmente, para evitar dificultades o contratiempos con hacienda. Si quieres saber más sobre cómo numerar facturas, ¡quédate en este post! Te explicaremos la importancia de numerarlas, además de algunos consejos sobre cómo hacerlo correctamente.

¿Por qué es importante numerar facturas?

Una factura es un documento con validez oficial y con carácter mercantil, que permite validar las operaciones fiscales de las empresas, lo que, a su vez, posibilita que estas realicen sus actividades comerciales con seguridad. 

En este sentido, al tratarse de un documento transversal dentro de la empresa, debe utilizarse una serie numérica para identificar y ordenar cada una de ellas en un periodo concreto.

La importancia de numerar las facturas generadas en una empresa viene determinada por el hecho de tener el control de la información, además de motivos de prevención, de delimitación de objetivos, elaboración de informes o toma de decisiones, entre otros aspectos.

Cómo numerar facturas: consejos a seguir

¿Imaginas no llevar un control de tus cuentas diarias y de tus impuestos? Pues esta es la razón por la que debes numerar tus facturas. 

Vamos a ver algunos consejos sobre cómo numerar facturas de manera efectiva.

Determina una numeración correlativa

Facturas de compras o de ventas… ¡Todas deben llevar una numeración correlativa! Esto significa que deben estar ordenadas consecutivamente, dentro de una misma serie. En este sentido, es importante mencionar que cada factura debe contener una numeración única e irrepetible.

Verifica el contenido de la factura

Además del número de factura, es fundamental conocer el contenido o información básica que debe tener una factura, que debe ser:

  • Número y serie
  • Fecha de expedición
  • Datos fiscales del emisor y del receptor
  • Descripción de las operaciones
  • Tipo impositivo
  • Cuota tributaria
  • Porcentaje de retención de IRPF (en caso de personas autónomas)
  • Importe total a pagar

Analiza los diversos casos de facturas con diferente serie

En ocasiones puede existir una forma distinta de emitir facturas con serie diferente. Algunos casos en los que esto puede ocurrir son:

  • En las facturas expedidas por terceros
  • En las facturas rectificativas (de abono o corrección)
  • En las facturas que corresponden a los siguientes productos:
    • Teléfonos móviles
    • PC portátil
    • Tabletas digitales
  • En las facturas que se relacionan con transacciones de intragrupo

Recomendaciones sobre cómo numerar facturas

El portal web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria sugiere algunos consejos sobre cómo numerar facturas, que detallamos a continuación:

  • Los caracteres recomendados para establecer la numeración de cada factura son: “0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ”. No se sugiere el uso de las letras “Ñ” o “W”.
  • Es preferible el uso de mayúsculas en lugar de minúsculas.
  • Se recomienda utilizar únicamente un espacio en blanco, por ejemplo, C 123.
  • Se pueden usar otros caracteres extras, como el guión bajo o el medio, el punto o la barra inclinada a la derecha.
  • La serie debe aparecer en primer lugar de la numeración.
  • El número debe ir ajustado a la izquierda, es decir, no debe existir un espacio en blanco al principio.

Seguro que con estos consejos acertarás en la numeración de las facturas de tu negocio, aunque siempre, ante la duda, te sugerimos contactar con una persona experta contable, que te ayudará a gestionar de la mejor manera tus dudas sobre cómo numerar facturas, para así evitar problemas fiscales.

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